TÜRK VETERINER HEKIMLERI BIRLIGI STRATEJIK PLAN HAZIRLAMA PROGRAMI, STRATEJİK PLAN HAZIRLAMA USUL VE ESASLARI YÖNERGESİ*

(*TVHB 41. Dönem Merkez Konseyi tarafından hazırlanmış, 25 Kasım 2006 tarihinde yapılan 42.Büyük Kongre’de görüşülerek kabul edilmiştir.)

TÜRK VETERINER HEKIMLERI BIRLIGI STRATEJIK PLAN HAZIRLAMA PROGRAMI

	Giriş:
	Stratejik Planlama:
	I-Stratejik planlama hazırlık dönemi
	II-Stratejik Plan hazırlanması:
	Sonuç:

TÜRK VETERİNER HEKIMLERI BIRLIGI STRATEJİK PLAN HAZIRLAMA USUL VE ESASLARI YÖNERGESİ

	Amaç
	Kapsam
	Dayanak
	Tanımlar
	Genel ilkeler
	Sorumluluk
	Hazırlık dönemi ve programı
	Stratejik Plan Hazırlama Ekibi
	Genel Sekreterin Görevleri
	Stratejik Planlama hazırlama ekibinin görevleri
	Stratejik planların süresi, güncelleştirilmesi ve yenilenmesi
	Diğer Hükümler

TÜRK VETERINER HEKIMLERI BIRLIGI STRATEJIK PLAN HAZIRLAMA PROGRAMI

Giriş

Tüm kurum ve kuruluşlarda olduğu gibi meslek örgütleri de belli bir amaca ulaşmak için kurulur ve örgütlenirler. Bir örgütün faaliyetlerinde başarılı olabilmesi veya karşılaşacağı sorunlarla baş edebilmesi için tüm örgütün katkılarıyla hazırlanmış stratejik plana ve bu plana göre hareket etmesine ihtiyaç vardır.

Stratejik planlama, kurumların orta ve uzun vadeli amaçlarını, temel ilke ve politikalarını, hedef ve önceliklerini, performans ölçütlerini, bunlara ulaşmak için izlenecek yöntemler ile kaynak dağılımlarını içeren plan veya kısaca stratejik planlama, kuruluşun bulunduğu nokta ile ulaşmayı arzu ettiği durum arasındaki yol olarak tanımlanmıştır.

Stratejik Planlama; Durum Analizi (Neredeyiz?), Geleceğe Bakış (Nereye ulaşmak istiyoruz?), Faaliyet ve projeler (Nasıl ulaşacağız?), izleme ve Değerlendirme (Başarımızı nasıl takip eder ve değerlendiririz?) olmak üzere 4 ana başlığı kapsamaktadır.

Yüksek Planlama Kurulunun (2003/14 ve 2004/37) sayılı kararları, 5018 sayılı Kamu Mali yönetim ve Kontrol Kanunu (5436 Sayılı Kanun ile Yapılan Değişikliklerle Birlikte) ve Kamu idarelerinde Stratejik Planlamaya ilişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, 2010 yılına kadar bütün kamu kurum ve kuruluşlarına stratejik planlamalarını tamamlamaları zorunluluğu getirmiştir.

Merkez Konseyinin 30.05.2006 tarihli toplantısı ve 74 sayılı kararı ile TVHB nin ilk stratejik planın hazırlanması kararı alınmış ve çalışmalara başlanılmıştır. Stratejik planlama süreci hazırlık dönemi ile başlar. Yönetimi tarafından bir genelgeyle çalışmaların başlatıldığı duyurulur; çalışmaların sevk ve idaresini yürütmek üzere bir ekip oluşturur, hazırlık dönem/erine ilişkin faaliyetlerini ve takvimini içeren bir hazırlık programı oluşturur. Hazırlık programı, stratejik planlama sürecinde gerçekleştirecekleri işlerin, bu işlerden sorumlu olacak kişilerin ve uygulama takviminin belirlendiği, planlama faaliyetlerine ilişkin belgedir.

Stratejik planlama çalışmalarının belirli bir düzen içinde yürütülebilmesi ve belirlenen sürede sonuçlandırılabilmesi; bu amaçla, başta zaman olmak üzere kaynakların verimli kullanılabilmesi için hazırlık sürecinin uygun biçimde kurgulanması ve işletilebilmesi gerekmektedir. Kamu kurum ve kuruluşlarının büyük çoğunluğunda olduğu gibi TVHB 'nde de stratejik plan hazırlama deneyimi yaşanmamıştır. Bu nedenle, başta DPT olmak üzere bu stratejik planlama sürecine giren kurumların tecrübe ve dokümanlarından yararlanılacak gerekirse bu konuda danışmanlık hizmeti satın alınacaktır.

Hazırlık programının, yapacağımız bu ilk stratejik plan için Genel Kurula kadar sonuçlandırılıp genel kurul onayına sunulması şeklinde planlanmıştır. Genel kurul onayını müteakip taslak stratejik planın bir yıl içerinde bitirilecek ve yine genel kurul onayı ile de yürürlüğe girecektir. Buna göre, hazırlık programında, eğitim ve danışmanlık hizmeti, başta olası harcamalar olmak üzere planlama sürecinin gerektireceği eğitim-danışmanlık hizmeti, destekleyici personel, araç, gereç, vb. gereksinimler, olası harcamalar ve planın tamamlanacağı süre ve sürecin her aşamasında çalışmalara katılacak kişiler ve bu kişilerin sorumlulukları gibi bilgiler verilecektir.

Bilindiği gibi TVHB, 1954 yılında çıkarılan 5343 sayılı yasayla kurulmuş, "kamu kurumu niteliğinde tüzel kişiliği haiz, bütün işlemlerinde özel hukuk hükümlerine sahip" bir kuruluştur. Kurumsal yapının etkinleştirilmesi devamlı gündeme getirilmesine rağmen bu güne kadar TVHB'in herhangi bir planlama çalışması yapılmamıştır. Stratejik planlama çalışmaları gelecek kuşaklar için bir başlangıç ve bir temel doküman olacak, meslek örgütümüzün yapısı, iç ve dış çalışma koşulları, yönetsel sorun alanları belirlenecek ve yönetim yapısı için öneriler geliştirecektir.Bu amaçla ilk etapta Bu nedenle, S018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu'nun öngördüğü işlevleri görebilecek, DPT nin Kamu Kuruluşları için Stratejik Planlama Kılavuzu ile Stratejik Planlamaya ilişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik Taslağı'nda açıklanan kapsam ve yöntem gereklerini yerine getirebilecek bir stratejik planlama sürecinin tasarlanması ve işletilmesi gerekmektedir. TVHB Stratejik Plan Hazırlama Programı, bu gereğin yerine getirilmesine yönelik iş ve işlemlere, bu iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesiyle ilgili birimlere ve zamanlamalara açıklık getirmek amacıyla hazırlanmıştır.

Stratejik Planlama

Stratejik Plan'ın S yıllık hazırlanması hedeflenmiştir. Stratejik Planlama iki Aşamadan Oluşacaktır

I-Stratejik planlama hazırlık dönemi

Stratejik planlama çalışmalarının ilk adımını "planlamanın planlaması" olarak adlandırılan hazırlık dönemi çalışmaları teşkil etmiştir. Hazırlık döneminde aşağıdaki iş ve işlemler gerçekleştirilecektir.

Stratejik Planı'nın 8 yıllık hazırlanması hedeflenmiştir. Hazırlık çalışmaları kapsamında;

1-Alt Yapı Oluşturma Çalışmaları

Bu aşamada, ilk olarak, Stratejik planlama çalışmalarının yürütülmesine dayanak olacak merkez konseyi ve büyük kongre kararlarının alınması, daha sonra da çalışmaların gerektirdiği yönetsel düzenlemelerin, çalışmalara dayanak olabilecek ilke ve kuralların belirlenmesi, bu ilke ve kuralların gözetilmesini güvenceye alabileceği düşünülen yönerge, rehber gibi belgeler hazırlanacaktır.

TVHB tüm birimleriyle ve ilgili kurum ve kuruluşların stratejik planlama sürecine uygun düzey ve biçimlerde katılımları sağlanacak ve bu gereğin yerine getirilmesine katkıda bulunabilecek.düzenlemeler yapılacak veya geliştirilecektir.

2-Hazırlık sürecinde görev alacak kişilerin belirlenmesi ve görev bölümünün yapılması ve ihtiyaçların tespit edilmesi

3-Öngörülen çalışmaların yürütülmesine dayanak olabilecek ve gözetilecek çalışma ilkelerine açıklık kazandırabilecek bir yönergenin hazırlanması,

4-Stratejik planlama sürecinin TVHB ve organlarına başta olmak üzere ilgili toplumsal kesimlere tanıtılması,

S-İlgili. toplumsal kesimlerin TVHB'den beklentilerinin belirlenmesi,

6-İhtiyaçların tespit edilmesi (Eğitim, danışmanlık, veri, mali kaynak vb.)

Olabilecek ihtiyaçlar stratejik planlama ekibi tarafından tespit edilecektir. Hazırlık çalışmaları sırasında izlenecek yönteme açıklık getirebilecek, aynı kavramsal çerçevenin ve dilin kullanılmasına katkıda bulunabilecek etkinliklerin (eğitim, yayın vb) düzenlenecektir.

Çalışmaların etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi ve planlama sürecine ilişkin anlam ve yön birliğini sağlamak amacıyla Stratejik planlama ekibine, çalışmalarda alacakları rollere uygun seviyelerde eğitim programları düzenlenecektir. Bu kapsamda, SPE'ye yönelik olarak ana başlıkları aşağıda belirtilen "Stratejik Yönetim" eğitimi alınacaktır;

Stratejik Yönetimin Temelleri,

Çevre Tarama, Iç Tarama,

Strateji Oluşturma,

Durum Analizi ve Strateji Geliştirme,

Kurumsal Stratejiler,

Stratejilerin Uygulanması/Değerlendirme ve Analiz

Stratejik planlama çalışmalarında ayrıca kurumsal yöneticilerin; Stratejik Yönetimin Temelleri,

Stratejik Düşüncenin Önemi,

Stratejik Karar Verme,

Kurumsal Yönetişim ve Sosyal Sorumluluk,

Stratejik Yönetim Süreci Çevrimi,

Stratejilerin Uygulanması/ Değerlendirme ve Analizi, Performans ölçümü

Konularında eğitim almaları sağlanacaktır.

7 -Göz önünde bulundurulması gerekli hukuksal düzenlemeler ile ilgili yayınların ve çeşitli kuruluşlar tarafından gerçekleştirilen stratejik plan çalışmalarının derlenmesi ve ilgilenenlere açık tutulacak bir arşivin oluşturulması,

8-Stratejik planlama sürecinde hangi iş ve işlemlerin nasıl bir sırayla ve hangi birimler tarafından gerçekleştirileceği çalışma programının belirlenmesi,

9-Söz konusu iş ve işlemlere ilişkin zaman planlaması,

Stratejik planlama hazırlanması zamana bağlıdır Planın öngörülen sürede bitirilebilmesi için zaman planlaması yapılması gerekmektedir.

Tablo 1 : Zaman Planı

İşlem ve faaliyetler	Zaman
Stratejik planlama hazırlama kararının alınması	Karar alındı
Stratejik planlama hazırlama programının ve yönergesinin onaylanması	Kasım 2006
Strateji Planlama yürütme kurulunun ve çalışma grubunun belirlenmesi ve Görev dağılımı .	Aralık 2006
Mevcut Durum Analizi (Neredeyiz) (İç yapı, çevre, hedef kitle ve ilgili taraflar, SWOT vb)	Ocak-Mart 2007
Geleceğe Bakış (Nereye Ulaşmak istiyoruz) Kurumsal Kimliğin yeniden tanımlanması (vizyon, misyon, ilkeler, stratejik amaç ve hedeflerin belirlenmesi)	Nisan-Mayıs 2007
Faaliyet ve projelerin Belirlenmesi (Hedefe nasıl Ulaşacağız) İzleme ve değerlendirme yönteminin belirlenmesi	Haziran- Eylül 2007
Stratejik Planın tamamlanması ve Büyük kongrede onayı	Kasım 2007

10-Stratejik planlama çalışmalarının olası giderlerin belirlenmesidir.

Stratejik planlama çalışmaları sırasında çeşitli harcamalar olacaktır. Bu harcamalar, genel başlıklarla belirtilecektir

. Çalışmalarda görev alacak personelin ayıracağı süreler,

. Danışmanlık hizmeti satın alınması,

. Gerekli görüldüğünde görevli personelin görev harcamaları,

. Çalışmaların gerektirebileceği donanımların (destek yazılımlar, yayın, diğer araç gereç, kırtasiye malzemesi vb) sağlanması,

. Dış paydaşlarla yapılacak toplantılara ilişkin organizasyonlar,

. İletişim

. Onay aşamasında olağanüstü Büyük Kongre giderleri

II-Stratejik Plan hazırlanması

TVHB Stratejik Planı'nın hazırlanma sürecinde çalışmalar üç aşamalı olarak. Yürütülmesi öngörülmüştür:

a) Mevcut Durum Analizi: Durum analizi çalışmalarında öncelikli amaç TVHB'in var olan konumunun net bir şekilde saptanmasıdır. Durum analizi kapsamında Birliğin içyapı analizi, çevre analizi, gelecekte karşılaşabileceği olumlu ve olumsuz gelişmelerin analizi, hedef kitle ve ilgili tarafların analizi ve tüm bu analizler doğrultusunda gerçekleştirilecek GZFT (SWOT) analizi çalışmaları ve diğer derleyici analiz teknikleri yer alacaktır.

b) Geleceğe Bakış (Kurumsal Kimliğin Yeniden Tanımlanması): Durum analizi sonrasında stratejik planlamayla ilgili temel sürece hazır duruma gelecek olan TVHB, bu aşamada misyon ve vizyon tanımlarını yeniden ortaya koyacak, ilkelerini, stratejik amaçlarını ve hedeflerini belirleyecektir.

b) Faaliyet ve projelerin belirlenmesi ve Stratejik Planın Tamamlanması: Bir önceki aşama kapsamında "nereye gitmek istediğini" belirleyecek olan TVHB, bu aşamada da gitmek istediği yere "nasıl ulaşacağına" ilişkin yol haritasını belirleyecektir. Bu kapsamda ayrıntılı faaliyetlerin ve projelerin belirlenmesi, performans kıstas ve göstergelerininbelirlenmesi gibi çalışmalar yürütülecektir.

Sonuç

TVHB tarafından gerçekleştirilen stratejik planlama çalışmalarında stratejik yönetimin sürekli bir süreç haline getirilmesi ve herkes tarafından benimsenmesinin sağlanması önemlidir. Bu nedenle stratejik planlama çalışmaları kapsamında yurt içi ve yurt dışında gerçekleştirilmiş olan stratejik planlama çalışmalarından, konuya ilişkin kaynak kitaplar ve makalelerden yararlanılacaktır

TÜRK VETERİNER HEKIMLERI BIRLIGI STRATEJİK PLAN

HAZIRLAMA USUL VE ESASLARI YÖNERGESİ

Amaç

Madde 1- (1)Bu yönergenin amacı, Türk Veteriner Hekimleri Birliğinde stratejik planlama sürecinin tasarlanması ve yürütülmesine (ilişkin takvimin tespiti ile stratejik planların kalkınma planı ve programlarla ilişkilendirilmesine yönelik usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.) yönelik iş ve işlemler sırasında gözetilecek ilkelere açıklık getirmektir.

Kapsam

Madde 2- (1) Bu yönerge, Türk Veteriner Hekimleri Birliğinde yürütülen stratejik planlama sürecinde gerçekleştirilecek her türlü iş ve işlemler ile bu iş ve işlemlerin yürütülme düzeninde yer alan birimlerin yetki ve sorumluluklarını kapsamaktadır

Dayanak

Madde 3- (1) Bu yönerge, 6343 sayılı kanunun ..maddesi, 5018 sayılı kamu mali yönetim ve kontrol kanunun 9 maddesi ve Kamu idarelerinde Stratejik Planlamaya ilişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğe dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 4- (1 )Bu yönergede geçen:

a) Birlik: Türk Veteriner Hekimleri Birliğini

b) Stratejik Plan: Kamu idarelerinin orta ve uzun vadeli amaçlarını, temel ilke ve politikalarını, hedef ve önceliklerini, performans ölçütlerini, bunlara ulaşmak için izlenecek yöntemler ile kaynak dağılımlarını içeren planı,

c) Stratejik plan hazırlama programı: Birliğin stratejik planın hazırlanmasıyla ilgili olarak oluşturulan organlara ve görevlerine, hazırlık çalışmalarının yürütülmesine, stratejik planın ilgili düzeyde onaylanarak yürürlüğe konulmasına yönelik iş ve işlemlerin niteliğine, zamanlamasına ve sorumluluklarına açıklık getirmek üzere hazırlanan belgeyi,

d) İlgili taraflar: Birlik organları ve Birliğin ilişkide olduğu toplumsal kesim ile sektörleri ifade eder.

Genel ilkeler

Madde 5- (1) Stratejik planlama sürecinde aşağıdaki ilkeler gözetilir:

a) Açıklık: Stratejik plan hazırlık çalışmaları Birliğin tüm organ ve üyelerine, ilgili taraflara açıktır. Ilgililer hazırlık sürecinde etkinliklere katılabilir ve üretilen bilgi ve belgelere ulaşabilirler.

b) Katılımcılık: Birlik organ ve üyelerinin, sivil toplum kuruluşlarının, ilgili kamu kurum ve kuruluşları ile ilgili diğer tarafların katılımları sağlanır ve katkıları alınır. .

c) Demokratiklik: Stratejik plan hazırlama, değiştirme ve yenileme çalışmaları her düzlemde demokratik bir işleyiş içinde yürütülür. Kararlar oy çokluğu ile alınır.

d) Tutarlılık: Stratejik Plan hazırlık çalışmaları sırasında kullanılan kavram ve terimler, çalışmalara katılan ve katıda bulunan herkes tarafından, sürecin başında belirlenmiş ve açıklanmış anlamlarıyla kullanılır.

e) Sahiplenme: Stratejik Plan, Birliğin ilgili mevzuat gereği belirli bir düzen içinde hazırlanan ve ilgili organlar tarafından da onaylanan resmi belgesidir. Stratejik Planın içerdiği amaç ve hedefler ile öngördüğü faaliyet, proje ve eylemlerin gerektiği gibi yaşama geçirilmesinden Birliğin yönetici ve üyeleri sorumludur.

f) Verimlilik: Stratejik Planın hazırlanması sürecinde her türlü iş ve işlemde, olanakların elverdiği ölçüde verimliliğin yükseltilmesi amaçlanır.

g) Kararlılık: Stratejik Planda belirlenen amaç, hedef, proje ve faaliyetler kurallara uygun değiştirilmedikçe veya yenilenmedikçe her zaman ve her durumda temel alınır.

h) Çalışmalar, strateji plan hazırlama grubu koordinatörlüğünde tüm birimlerin katılım ve katkılarıyla yürütülür.

i) Stratejik planın Birlik organ ve üyeleri tarafından hazırlanması zorunludur. İhtiyaç duyulması temin edilecek danışmanlık hizmetleri sadece yöntem ve süreç danışmanlığı ile eğitim hizmetleri konularıyla sınırlıdır.

i) İlgili tüm taraflar birbirleri ile uyum, işbirliği ve eşgüdüm içinde; hesap verme sorumluluğunun gereklerini dikkate alarak çalışır.

Sorumluluk

Madde 6- (1 )Birliğin Stratejik Planlama hazırlık çalışmaları ve yürütülmesinden Büyük Kongre onayını takiben Merkez Konseyi sorumludur. ~

Hazırlık dönemi ve programı

Madde 7- (1) Birliğin stratejik planlama süreci hazırlık dönemi ile başlar..Bir iç genelge ile çalışmaların başlatıldığı duyurulur.

(2) Stratejik planlama ekibi hazırlık dönemine ilişkin faaliyetleri ve zaman çizelgesini içeren bir hazırlık programı oluşturur.

(3) Hazırlık programında aşağıdaki hususlara yer verilir.

a) Stratejik planlama sürecinin aşamaları,

b) Bu aşamalarda gerçekleştirilecek faaliyetler,

c)Aşama ve faaliyetlerin tamamlanacağı tarihleri gösteren zaman çizelgesi, ç) Sorumlu birim ve kişiler,

d) Eğitim ihtiyacı,

e) Gerek duyulması halinde danışmanlık hizmeti ihtiyacı,

f) Planlama sürecinin gerektirdiği masraflar ile beşeri ve teknik kaynak ihtiyacı.

(4) İdareler, hazırlık programını oluştururken, geçiş takviminde bulundukları yeri, beşeri kaynaklarını, organizasyon yapısını, teknik donanımlarını, idare ölçeğini ve benzeri hususları dikkate alır.

(5) Birlik stratejik planlarını hazırlamaya başlamadan önce hazırlık programında yer alan tüm hususları gerçekleştirmek zorundadır.

Stratejik Plan Hazırlama Ekibi

Madde 8- (1) Stratejik Plan Hazırlama Ekibi, Birlik Merkez Konseyi Genel sekreteri koordinatörlüğünde ilgili taraflardan seçilen 10-15 kişiden oluşur. Çalışma ekibinin sekretarya hizmetleri Merkez Konseyi tarafından yürütülür. .

(2)Stratejik planın hazırlanması, güncellenmesi ve yenilenmesi çalışmalarında koordinasyon görevi stratejik plan hazırlama ekibi tarafından yürütülür. Gerektiğinde çalışmalara Birlik organlarından veya ilgili tarafların temsilcilerinin katılımı sağlanır.

Genel Sekreterin Görevleri

Madde 9- (1 )Stratejik planlama çalışmaları kapsamında sorumluluk alan genel sekreterin görevleri aşağıda belirlenmiştir.